Camera Notarilor Publici, atat la sediul principal din Iasi, cat si la sediul secundar din Vaslui, detine arhivă proprie in care este conservata atât arhiva fostelor notariate de stat, cât şi arhiva birourilor notariale care si-au incetat activitatea si a caror arhiva a fost preluata de Camera. Arhiva Camerei Notarilor Publici este de utilitate publică.
Evidenta arhivei este tinuta atat in format electronic cat si pe hartie. Baza de date in format electronic detinuta de Camera Notarilor Publici Iasi cuprinde inregistrari cu privire la cauzele succesorale atat ale fostelor Notariate de Stat, cat si ale Notarilor Publici in functiune sau retrasi.
In cadrul serviciului Arhiva din cadrul Camerei Notarilor Publici este angajat personal de specialitate. Serviciul Arhiva din cadrul Camerei isi desfasoara activitatea in colaborare cu Direcţia Judeţeană Iasi a Arhivelor Naţionale.
Arhiva detinuta de Camera Notarilor Publici Iasi contine dosare succesorale si acte autentice preluate de la fostele Notariate de Stat astfel:
Va informam si cu privire la faptul ca arhiva notarilor publici care si-au incetat activitatea este tinuta astfel:
Menţiunile privind revocarea, anularea, rectificarea actelor notariale aflate în arhiva Camerei, completarea omisiunilor vădite, reconstituirea actelor notariale din Arhiva Camerei, precum şi eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate de pe actele din Arhiva Camerei, se realizeaza de catre notari publici din cadrul Camerei desemnati expres de Colegiului Director al Camerei. Eliberarea de copii certificate de pe actele din Arhiva Camerei este realizata de un angajat cu studii juridice al Camerei desemnat de Colegiul Director.
Orice informaţii cu privire la actele notariale păstrate în Arhiva Camerei se eliberează numai persoanelor fizice şi juridice care au calitatea de părţi ale actului juridic, succesorilor şi reprezentanţilor acestora, precum şi acelora care justifică un drept sau un interes legitim, denumite în continuare persoane interesate. Informaţii cu privire la existenţa testamentului se eliberează persoanelor interesate numai după decesul testatorului, dovedit cu certificatul de deces, cu excepţia cazurilor în care cererea este formulată de testator însuşi.
Persoanele interesate pot fi reprezentate în relaţia cu Camera Notarilor Publici de reprezentantul legal, de o persoană împuternicită prin procură autentică, ori de avocat în baza împuternicirii avocaţiale.
Este necesar ca persoana care solicita copii dupa documentele din Arhiva Camerei sa dovedeasca existenta interesului legitim prin prezentarea documentelor care fac proba acestuia. Solicitantul va trebui sa prezinte si un document de identitate valabil
Pentru a se elibera copii dupa documentele aflate in Arhiva Camerei Notarilor Publici Iasi, este necesara completarea prealabila a unei cereri, care va fi depusa in original la secretariatul Camerei. Modelul de cerere il gasiti aici:
Taxele aplicate pentru eliberarea de copii dupa documentele din Arhiva Camerei Notarilor Publici sunt stabilite prin Hotarare a Uniunii Notarilor Publici, al carei continut il gasiti aici: